利点だけじゃない？原価管理ソフトの導入リスクについて考えよう！

ただ原価を把握するだけでは、原価管理というにはこと足りません。コスト削減に向けた取り組みに活かしてこそ、原価管理といえます。思いのほか労力を要する原価管理ですが、原価管理ソフトを導入すれば効率は向上します。しかし原価管理ソフトにリスクはないのでしょうか。利点とリスクの両面について解説します。

原価管理ソフトの導入にリスクはある？

原価管理ソフトには、個々のパソコンにインストールして使用するオンプレ型と、サーバーからアクセスして使うクラウド型があります。従来はオンプレ型が一般的でしたが、テレワークやタブレットの普及がすすんだことで、場所やデバイスを問わず利用できるクラウド型が人気を集めているようです。

■セキュリティ面でのリスク

クラウド型の最大のリスクは、データの破損や消失、漏えいの可能性が否定できない点でしょう。クラウド型はデータをサーバー内に保管するため、複数人で共有して閲覧することが可能です。そこがメリットでもあるのですが、誰か一人のミスでデータの保管に不具合が起きてしまった場合、全員が同じ状況になってしまいます。

万が一、データが漏洩すれば、企業の重要情報が他社に知れ渡ってしまうかもしれません。原価管理は企業の重要情報です。情報が漏えいしたという事実でさえ、企業の信用を揺るがす大事件です。

このリスク対策としてもっとも重要なのは、セキュリティ面で信頼できる製品を選定することに尽きます。必ず実績を調査して、製品の信頼性をはかりましょう。導入件数もひとつの指標です。実績を数字で明確に提示している企業はとくに信頼できるといえます。そして頻繁にデータのバックアップを取り、定期的にパスワードを変更しましょう。ルーチン化することで、データ破損・流出に関するリスクを軽減できます。

■製品選定によるリスク

オンプレ型、クラウド型の両方に共通するリスクとしては、製品の選定を誤ってしまう可能性です。製品選びを誤ると、充分な効果が得られない可能性もあります。最悪の場合、業務の遅延も考えられます。「計算方法が複雑になり、今まで以上に時間がかかるようになった」「新たな業務が発生し、慣れるのに時間がかかった」という声も少なくありません。

また、原価管理ソフトの導入にはコストがかかります。せっかくコストをかけて導入しても、使いこなせず、ソフトのパフォーマンスを最大限に活かせない可能性もあるでしょう。コストばかりに気を取られることなく、使い勝手やセキュリティ面にも目を向け、慎重に選定を行いましょう。

原価管理ソフトの利点についても確認！

原価管理ソフトの導入にはリスクやデメリットもあり、導入を躊躇する気持ちも理解できます。しかし裏があれば表があるように、デメリットがあればメリットも存在するものです。

ここからは、原価管理ソフトを導入することで得られる利点について、解説します。

■効率化

原価計算には複雑なルールと多くの計算式があり、エクセルや手書きでの管理は莫大な時間や労力を必要とします。正確に原価を計算しても、把握するだけではあまり意味がなく、問題点や課題を見つけ、改善に活かすことが重要です。原価管理ソフトの一番のメリットは、業務の効率化になることです。計算式をシステムで設定すると、あとは入力作業のみで自動的に原価計算が完了します。

■人件費の削減

原価管理の効率化に成功した結果、人件費の削減にも大きな効果を発揮するでしょう。人材不足が深刻化する現在、業務をいかに効率よくこなしていくかも企業の課題のひとつです。残業や休日出勤が減り、長時間労働の是正にもつながります。

■ERPと連携できる

パッケージソフトに原価管理が含まれていれば、ERPとの連携もスムーズです。システムへの反映も自動的に行われ、作業量も大幅に削減できるでしょう。人的エラーも減り、社員の負担も軽減できます。経営陣もリアルタイムで確認でき、迅速な判断が可能になります。

■シミュレーション機能で不測の事態に備えることが可能

原価は常に変動しているようです。材料の高騰や円安などで、一晩にして大きく変わることも珍しくありません。そのような社会情勢にそなえ、さまざまなシミュレーションをしておくことは、リスクマネジメントにもなるでしょう。万が一の事態が起きても、慌てることなく、適切な対策で乗り越えることができるようになります。

■経営戦略に活かせる

原価管理は、原価を正確に把握し、企業の利益を生み出すことが目的です。そのためには継続的に原価を管理し、適正な原価を保ち、無駄を省く必要があります。原価管理が不適切な状況では、改善点も見えてきません。原価管理を経営に活かすためには、正確でスピード感のある原価計算が要なのです。

リアルタイムの原価を経営に活かせるかどうかは、原価管理にかかっています。不透明なデータでは、不信感を抱く外部の監査機関や株主もいるでしょう。自社の命運を大きく左右するといっても過言ではありません。

原価管理ソフトを選ぶ上で意識するべきポイント

企業の生産性アップに欠かせない原価管理ソフトですが、最近では多くの企業から多種多様な製品が提供されています。そのバリエーションの多さから、どの製品が優れているか一概にはいえません。

ネット上に出回っている口コミやレビューを参考にするのもひとつの手ですが、自社でも有効かどうかは別問題。もし失敗したと感じても、ソフトの導入や変更は容易ではないでしょう。いかに選定が重要なポイントであるか、理解していただけましたか。

■現場の声を積極的に採用する

原価管理ソフトの導入を検討するのは、情報システム専門の部署であることが一般的です。しかし情報システム担当者だけで製品を選定すると、実際に原価管理を担当している社員が使いにくく、かえって業務負担が増してしまう可能性も考えられます。経営陣が選定する場合もしかり。現場の声を聞き入れることがスムーズな運用につながります。選定プロジェクトには、ぜひ原価管理の担当者を巻き込み、議論を深めましょう。

■業界特化タイプか、総合的に対応するタイプか

原価管理ソフトには、ある業種に特化したタイプと、すべての業界で利用できる総合的タイプがあります。業種特化タイプなら、課題をすぐに解決できる機能が期待できるでしょう。総合タイプは、ひとまずは経理管理ソフトを導入し、状況に応じて購買管理や販売管理を追加で導入したい場合におすすめです。部門別に導入ソフトを変えたい、企業内のさまざまな分野すべてに対応するソフトが欲しい、などのケースにもこちらが適しています。

■必要な機能が備わっているか

導入前には自社における課題を見つけ、必要な機能が備わっているソフトを選択するようにしましょう。カスタマイズやアドオン開発で、機能を追加することも可能ですが、相当の時間と費用を要します。

■基幹システムとの連携が可能か

すでに会計システムや在庫管理システムを導入している場合は、それらと連携ができるかを確認しておきましょう。まだ基幹システムを導入していないなら、原価管理システムがパッケージとして含まれた製品もおすすめです。作業は最小限で済み、コスト削減にもなります。

まとめ

原価管理ソフトの導入には一定程度のリスクがあります。しかしそれ以上に利点があることは確かです。リスクを最小限にするため、原価管理ソフトを選ぶ際は、紹介したポイントに気を付けて検討してください。無料で試せる製品もあるので、実際に使ってみた感想を判断材料にするのもいいでしょう。