原価管理ソフトの無料と有料の違いは？

原価管理ソフトというのは資材や材料などの原価を管理するために使用するソフトです。利益を出すためのコストを削減して粗利を多く出したいときに使うものです。ソフトはフリー版と有料版が用意されているので、違いを知っておきましょう。

無料と有料版は使える機能に違いがある

原価管理をおこなうときに便利な管理ソフトは、利用をするときに無料版と有料版が用意されていて自由に選択ができます。選ぶときにどちらがいいのか考える人は多いでしょう。表面を見ると無料版のほうがコストがかからないので非常にお得に見えます。無料版は必要最低限の機能しか備わっていません。業態によっては使いにくいと感じるときもあるので注意が必要です。

具体的に無料ソフトは販売管理や仕入れ管理といった基本的な機能が備わっています。一部のソフトは最初無料で利用できるようになっていて、コストを支払うと有料版に乗り換えることができるものがあります。乗り換えることができるものは、料金を支払うことによって制限されている機能が開放されるシステムです。

無料版できることについては、提供をしているメーカーによって違います。例えば見積書の作成や納品書を作ることが可能です。他にも締日処理や月次処理などにも対応できます。メーカーによってはフリー版ながら多機能なソフトも用意されているので便利です。

フリー版で利用して作ったデータは有料版に移行するときに引き継ぎができるシステムになっています。入力の手間を省くことができるので使い勝手が良いです。他にもPDFに出力できるといったソフトも用意されています。大半のフリー版はクラウド管理タイプのものが多く、今知りたい情報は多くのガジェットで使えるのが強みです。

例えばパソコンで管理しつつ、スマートフォンで内容をチェックするといったことも可能です。フリー版は制限がかかっているものが多く、伝票を作るときにも最大1000個までなどと限定されています。顧客が多くなると処理ができなくなってしまうので注意が必要でしょう。

ちなみに一部インストール型アプリケーションタイプの原価管理ソフトもあります。インストールタイプもクラウド型同様にライセンスを取得して全機能を使えるようになるので注意が必要です。

フリー版は便利なのですが、機能が限定されているものばかりです。そのため業態によっては途中で使えなくなってしまいます。有料版を導入するときには、使えるようになるまで若干のタイムラグがあるため注意しておきましょう。フリー版で使いにくいと感じてきたら、早急に有料版に移行するのがおすすめです。

フリー版は期間限定のものが多いので注意しておこう

良い原価管理ソフトの選び方はフリー版が用意されているものを利用することです。いきなり有料版を導入してもシステムが使いにくいと意味がありません。そのため最初にフリー版を試してどのような使い勝手なのか確認するのがおすすめです。

ただしフリー版は利用できる期間が限定されているものがほとんどなので注意しておきましょう。フリー版の利用期間ですが大半のツールが利用から30日に限定されています。30日を過ぎるとライセンスを購入しないと利用できなくなってしまうので注意が必要です。

ちなみに販売されている原価管理ソフトの中には無期限でフリー版を使えるものもあります。無期限のものは機能が制限された状態で使うことになるので気をつけないといけません。

フリーとはいえ結局使いにくくなり有料版にすることになるので、早期有料版にシフトするのが良いです。最初にフリー版を利用して自社にマッチする機能が備わっているのか確認をしましょう。その後有料版に乗り換えるといった方法がおすすめです。

注意点としてフリー版はそのままダウンロードできるわけでありません。業者に資料請求をおこないダウンロードできるといったシステムなので気をつける必要があります。ちなみに資料請求をするときにはメールアドレスや電話番号などの情報が必要です。また会社名なども記入しましょう。

有料版で利用できる機能を一部紹介

有料版では通常の機能以外にオプション料金を支払うことによって、機能拡張をすることができます。フリー版よりも使いやすい環境を構築できるので利用してみましょう。具体的にどんな機能を付帯することができるのかというと、工事原価の管理ソフトでは引き合い見積もりというものがあります。過去におこなった類似工事のコスト情報を出力できるものです。

また受注実行予算というものもあるのですが、こちらは現場名やなどの工事情報を登録できる機能です。過去の類似工事の予算を参考にして参照作成できるといったものもあります。歩掛かり作成を導入して受注実行予算と併用をすることにより、根拠に基づいた予算を作成できるのがメリットです。

うまく利用すれば、どれくらいの費用がかかるのかも把握できるのでコスト削減に役立ちます。出来高を査定できるオプションといったものも用意されています。こちらは工種別に出来高査定処理をできるようになるシステムです。

査定額を登録したら同時に売上伝票も作成してくれます。さらに元請けへの出来高請求業務もおこなってくれるのがメリットです。生産計画や製造スケジュールなど生産管理をすることができるソフトにもいくつかのオプションが用意されています。一部原価管理ソフトには自分で好きなものを選択して自社に最適なソフトを作れるといったものがいくつかあります。

こちらの商品は付帯させるオプションにより最終的な金額と使い勝手が変化するものです。個別料金がいくつか設定されているので総費用に注意しておきましょう。どのようなものを付帯できるのかというと、損益計算というものが設定可能です。損益計算は製品別に損益を計算することができるものです。

また部門別にも対応できるので、経営と部門視点でリスクを分析することができます。損益は企業活動をおこなうときにかなり重要になるものです。経営活動の結果によって損益が出てしまうことはできるだけ回避しないといけません。原価計算シミュレーションという機能も用意されています。

こちらは原材料費や仕入れごとにシミュレーションをおこなうことができる機能です。基本的に商品を製造するときには原材料を仕入れないといけません。原材料の購入金額は一定ではなく日々変動をしています。

例えば原材料の在庫がどれくらいあるのかによって価格は上下するので注意が必要です。現在材料を仕入れるとどれくらいのコストがかかるのかシミュレーションを利用して把握しておくと、製造するとき費用も計算できるのがメリットです。仕入れ価格の高騰を予測していれば、予め多めに原材料を仕入れることもできるので事前対策用のシミュレーターとしても使えます。

原価管理ソフトは原価を管理するときに便利なもので有料版と無料版が用意されています。基本的に双方は利用できる機能に違いがあるので注意しておきましょう。どのような制限があるのかというとオプション機能が使えない、作成できる伝票の数も少ないのでフリー版を使っていると使いにくいと感じてしまうときもあります。

ちなみにフリー版は期間限定で利用できるものが大半なので注意が必要です。30日間限定などと利用期間が決まっているので、フリー版が使える期間で利用をするのか決めましょう。有料版はフリー版で使えない機能がたくさんあります。例えば損益計算や原価計算シミュレーションなどのように、業務をおこなう上で便利なものがたくさんあるので有料版がおすすめです。