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原価管理ソフトで見積書の作成もできる?

公開日:2020/04/15  最終更新日:2020/05/11

会社を営んでおり、商品を提供している場合やサービスを提供している場合は、原価管理ソフトを利用することも多くなります。このソフトを利用することでさまざまなことができるからです。今まで面倒な計算をしていた場合でも、このようなソフトを利用することでかなり合理的に仕事をすることが可能になるでしょう。

原価管理ソフトと見積もりの関係を知る

会社で商品やサービスをお客さんに提供している場合には、当然ながら利益を出すことが重要になります。このときに重要なのは一般的に売値とされていますが、それだけではありません。いくら売値が高かったとしても原価がそれ以上に高ければ赤字になるでしょう。

例えば、原価が4000円で売値が4000円ならば人件費などの赤字が出てしまいます。このような例を見ても、いかに原価を抑えるかが重要になるでしょう。

ではどのように抑えたら良いかと言えば、常に原価管理をすることです。この管理を十分におこなうことで、多少時間の経過とともに原価が上昇したとしても、そこまでぶれることはありません。

また原価が上昇したならば、それに合わせて売値も少し上げることも重要になります。もちろんそれをしないように努力することが企業目標ですが、やむを得ない場合は値上げをして対応するしかありません。この値上げをするタイミングが重要になります。

逆に、値下げをする場合も考えられるでしょう。この値下げをするタイミングも常に原価管理をしっかりしていなければ難しいわけです。このとき利用しておきたいのは、原価管理ソフトになります。

このソフトは、当然原価管理をすることになりますが、常にどれぐらいの値になっているかを見ることができ、一覧表を見ればそれだけでどの程度の利益が発生するかを判断することができるわけです。

特に売り出している商品がたくさんある場合や、サービスの種類がたくさんある場合には、常に管理をしておき、少しの変動でも対応できるようにしておきましょう。この変動に対応することができれば、結果的に黒字を出し続けることができる可能性が高まります。

後は、見積もりも原価管理に関係があることを理解しておきましょう。見積もりを作る場面は、顧客が見積もりを出してほしいと言ってきたときになります。この見積もりを作ることで顧客側もあるいは売主側もどちらもメリットがあります。

顧客としては、自分の予算に対してどれぐらいの見積もりが出るか知ることができれば、その業者と契約することができるかどうかを判断することが可能です。もし契約することができない場合は、見積もりの段階で断ってしまっても良いわけです。

そして、お金が十分にない場合でも見積もり額がわかっていれば銀行から融資するなどの方法によりお金の準備をすることが可能になるでしょう。これに対して、見積もりを出す側としては、どの程度の売り上げや利益が期待できるかを調べることができます。

これは見積書を作っている段階で通常調べることになるでしょう。見積書には、必要事項が書かれており、どれぐらいの単価で提供するかなどがそこに記録されています。

そして、それを計算するにあたり必ず原価管理をしておかなければいけません。そもそも原価がわからなければ見積書すら作ることができないわけです。仮に作れたとしても、赤字になるような見積書ができるか、あるいは相場よりはるかに高い金額になってしまうかのどちらかです。このように考えれば、原価管理と見積もりは大きな関係があると言えるでしょう。

ソフトの使い方をよく理解しておこう

原価管理ソフトの使い方の1つとして考えられるのは、Excelを使って簡単に計算できる方法です。従来は、計算機等で計算をして見積もりを出していましたが、最近はExcelに数値を入力するだけで簡単に計算をすることができます。最初の段階で、それぞれの商品の原価を入れておきます。

そして、数量等を指定しExcelに入力すると、すべての原価が出ます。そこに、何割の利益を載せるかを考え、計算していくことになります。例えば、今回は2割の利益を載せるとすれば、原価の2割高の金額が見積もり額として表示される仕組みになります。

コンピューターがまだ計算を間違えることはありませんので、Excelにさえ情報を事前に入力しておけば、あのとき計算を間違えてしまい、売り上げが思ったよりも出なかったあるいは利益が出なかったと落ち込むこともないはずです。

このように見積書を簡単に作ることで得られるメリットは、時間の短縮になるでしょう。従来は、見積書を作るのにそれなりの時間がかかりました。例えば住宅の外壁塗装の場合は、1時間以上かけながら見積もりを作ったことがある人もいるでしょう。

すべて計算機で計算し、何度もやり直しをして妥当な金額を出しますので、それぐらいの時間がかかっても仕方がないところです。ですが、原価管理ソフトを使って見積書を出すとすれば、わずか数分程度で立派な見積書ができます。単価等の詳細もすべてそこに書かれていますので、後から付け加える必要はありません。

このように、大幅に時間を短縮できる点が大きなメリットといえます。短縮した時間に、他の仕事をするかそのまま早い時間に帰宅をすることができるはずです。

ただし、最初の段階で注意をしておきたいのは、見積書を作るときに入力する原価を間違えないようにしましょう。これがそもそも間違えていると、正しい売り上げや利益を出すことができなくなってしまいます。管理ソフトを使う上での最大の注意点が原価を正しく入力することでしょう。

ソフトを使う上での注意点は一体何か

将来的に原価管理ソフトを利用する場合には、いくつかの問題点を解決しておかなければいけません。問題点の1つと言えるのは、どの程度までサービスがあるかです。

業者からソフトを導入してもらう場合には、サービスをどのあたりまでしてくれるかによって、その後のかかる金額等が異なる可能性があるでしょう。サービスがあまりない場合は、初期費用が非常に安いため導入しやすいといえます。

しかしながら、いくら見積書を作成することができても、サービス自体が不十分だとしたら、後からそれなりにお金がかかる可能性があると判断しておきましょう。サービス内容に関しては、見積書の作成の仕方や原価管理の仕方を考えられますが、それ以外にも重要になるのがシステムのアップデートになります。

会計に関する法律は、数年に1度改正される可能性があります。このとき、改正された内容が反映できなければ、正確な利益を出すことができないだけでなく、見積もりを出す段階でお客さんに対して正しい情報を提供することができなくなってしまいます。

そのため、事前にアップデートなどを定期的にしてくれるかなども確認し、それらが可能なサービスを利用するのが1番になります。

 

原価管理ソフトには、見積書を作成できるものがたくさんあります。そうそう見積書を作成する画面では、原価を知らなければなかなか難しいでしょう。ソフトを使えば、最初に原価再入力しておくことでわずか数秒から数分で計算をしてくれます。

従来のやり方だと1時間程度かかった見積もり作成に関してわずかな時間でできてしまうため大きなメリットがあると言えるでしょう。

特に、無駄な人件費を削減しなければならないと真剣に考えている会社にとっては、非常にありがたいソフトといえます。契約するときには、アフターフォローが充実しているかなどを確認しておくべきです。

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