原価管理ソフト(システム)をおすすめ比較ランキングでご紹介!【建設業や製造業者・工事管理に評判!】

原価管理ソフトを選ぶときにはセキュリティ面も考えて

増益を考えるなら増収と原価管理が必要です。特に支出を減らす行為は、コストをかけずに行うことができるものです。

すぐにでも始められることですが、帳簿によって行うことは難しく、原価管理ソフト選びが必要になります。

 

なぜ原価管理ソフトが必要なのか?

ビジネスにおいて売り上げを増やすことは大変重要なことです。会社を維持するためには売り上げを維持する必要があります。

業界で生き残っていくためには増益をして事業を拡大しなければ継続することは難しいでしょう。増益は必ずしも増収が必須と言うわけではありません。

そこで重要になるのが原価管理と言う考え方です。利益はシンプルに考えると収入から支出を引いた分と言うことになります。収入が増えればそれだけ増益になりますが、支出が減ることでも増益に繋げることが可能です。

事業において支出とは資産や材料などの原価と言えます。だからこそ原価を管理して最低限に抑えることが最大限の利益を生むことにつながります。

収入とは違い、原価は人件費や材料費、資産、税金など多くのものから計算しなければいけません。帳簿による管理ではずさんになることが多く、なかなか適切な状態にすることができません。

そのためには原価管理ソフトの利用が重要になってきます。多角的に管理することで正確な原価を把握してコントロールすることが可能になります。収入を増やすことが簡単ではないビジネスの世界で少しでも利益を得るためには無視できません。

 

いろいろな原価管理ソフトの種類

原価管理ソフトは取り扱いによって大きく2つに分けることができます。個々のコンピュータにインストールするタイプとサーバーから利用するクラウドタイプです。

以前はインストールタイプが主流でしたが、タブレットなどの普及によってどこでも使えるクラウドタイプが広がりつつあります。ソフトウエアと言えば、CDやUSBなどからそれぞれのコンピュータにインストールして使うことが当然でしたが、ネットワークが自由に使えるようになったことで選択肢が広がったと言えます。

そのため、ソフトウエアを提供する側はインストール媒体での利用者の管理からIDなどによる管理に変わってきました。利用者としては、入手方法が大きく変わったことになります。

インストールタイプの場合、データをコンピュータに入力して計算して出力までを行います。インストールされているコンピューターでの閲覧は可能ですが、複数の人に情報を見せる時にはプリントアウトして紙で渡すか、PDFファイルに変換して送る必要があります。

メリットとしては、情報が一元管理できることとどこにデータがあるか目で見てわかる状態にあることです。紙による管理を必要とする企業にとってはとても便利な環境と言えます。

 

クラウド型の原価管理ソフトを使うメリット

インストールタイプと比較してクラウドタイプにはいくつかのメリットがあります。最も大きなメリットは、リアルタイムで情報を閲覧管理することができると言うものです。

データは全てクラウド上にあり、直接データを閲覧することで、現時点の生きた情報を見ることができます。紙やPDFファイルは必ず過去のデータです。時事刻々と変わるような情報の場合はデメリットになる恐れがあります。

もう一つのメリットとしては稼働する環境に制限が少ないと言うものです。インストールタイプでは、コンピュータの条件が合わないと使えないことがありました。クラウドタイプでは、ネットワークにつながる環境ならどの端末でも利用できるようになります。

普段は会社のコンピュータで、外出時は軽くて持ち運びやすいタブレット、移動中はスマートフォンで確認などさまざまな端末で同じ情報を見ることが可能です。また、データをどこでも編集することが可能なこともメリットになります。

本社でも営業所でも、個々の営業でさえもデータの入力や修正ができるので、いつ見ても最新版の情報にすることが可能です。毎日業務終了時に情報を更新するような作業は必要ありません。

 

クラウド型を使用する上で考えられる事故

メリットが大きなクラウドタイプの原価管理ソフトですが、気をつけなければ事故につながる恐ろしいデメリットが存在します。ただし原価管理ソフト特有の問題ではなく、ネットワーク環境でのデータの管理なら必ず気にしなければならないことです。

クラウドタイプのデータは、同じサーバ内に置かれるようになります。だから同じ情報を共有することができるのですが、そのデータが壊れたり消えてしまった場合、全てが使えなくなると言う事故が発生する恐れがあります。

回避方法としては頻繁なバックアップをとることが必要となります。ただしリアルタイムで更新されるデータは、バックアップを最新版に保つのが難しいと言う問題があります。

そのほかに考えられるのがデータの漏洩です。物理的に保管できるインストールタイプと違って、基本的に誰でもアクセスできるネットワーク環境では、簡単にデータを見られてしまうリスクを含んでいます。

原価は企業にとって知られたくない秘密情報です。その情報の漏洩は大きな障害になります。他社に知られることで競争力が失われるようなリスクをはらんでいます。だからこそ、原価管理ソフトには高いセキュリティーが求められます。

 

原価管理ソフトの選定条件にはセキュリティが必須

クラウドタイプの原価管理ソフト選びには高いセキュリティ機能を有しているかどうかが、重要な条件になります。ではどのようなセキュリティーがあるのでしょうか。

基本的には制限と記録による管理体制と言えます。それらができていれば不正や情報漏洩のリスクを低減することが可能です。制限にはユーザーの区別と権限の付与があります。閲覧や編集できるユーザーは、IDとパスワードによって制限されます。いくら情報の場所がわかっていても、IDとパスワードがわからない限り閲覧も編集もできません。

また、権限をユーザーごとに付与することで閲覧のみや編集可能などの区別を可能にします。知識のないものがデータを変えてしまうようなリスクを排除します。

記録はアクセス情報や変更履歴の管理になります。誰がどの情報にいつアクセスしたか、その時にどの情報を編集したかなどがわかれば、不正な利用を止めることが可能です。データの持ち出しについても、記録を確認すれば一目瞭然です。

この機能はセキュリティの面だけでなく、誤データが発生した時の原因究明にも役立ちます。情報がどこでどのようになっているかを知ることで、安心して利用することが可能です。

 

セキュリティ対策を徹底するのためにすべきこと

セキュリティを強化する上で必要なことは原価管理ソフトだけで完結するものではありません。せっかく制限しても簡単にIDを提供したり、パスワードを共有するような管理体制ではいつ事故が起こるかわかりません。

便利さを重視すると管理の目的が弱くなり、とても危ない状況になる恐れがあります。そのためには定期的なパスワードの変更や、退職者のIDの削除などの運用面での徹底が求められます。

記録についても、とっているだけでは意味がありません。おかしな履歴がないかを確認することも大切なセキュリティ対策になります。

データの種類に応じて確認の頻度を決めておくと負担がなく運用することができます。特に情報の読み出しや書き出しなどの操作は、行われた事実があれば詳しく調べておいた方が安心です。

結果として、問題がないとしても監視体制が構築されていることが、事故の抑止につながります。そして最も重要なのがデータのバックアップです。

リアルタイムで行われるミラーリングなどのバックアップは情報の維持に役立ちます。また、日々の差分管理やデータ全体の保存は機器の故障などの事故にも対応することが可能です。いつ何が起こるかわからない状況で、復旧できるデータの管理はとても重要になります。

 

クラウドタイプの原価管理ソフトには多くの利点が存在していますが、運用の仕方をしっかり構築しないとセキュリティ面で問題となる恐れがあります。

いつでも情報を閲覧できる便利さは徹底したセキュリティ体制が支えていると言っても過言ではありません。

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