原価管理ソフトには業種ごとに使いやすさを考えられている商品もある

原価管理ソフトは様々な商品がありますが、基本的に「請求書」や「原価」などのデータを作成して管理できる機能はどのようなソフトも共通しています。

しかし中には業種ごとに使いやすさを考えた商品もあるので、導入時はしっかり比較検討することが大切です。

ソフト導入のメリットは共通している

原価管理ソフトは、原価に関連する「請求書」や「発注書」など様々なデータを一括で管理できます。通常は、各データを個別に作成して管理するため、業務負担が大きくなってしまうことが悩みです。

事務作業を想像すると分かりやすいですが、各データ作成を個別のソフトで行うのはとても大変です。原価管理ソフトは項目ごとに各データを作成する機能が備わっており、ソフト内で一括管理できます。

また、外部の「会計ソフト」や「財務ソフト」などと連動できる商品もあり、相互にデータを送受信することも可能です。今まで大変だった事務作業を一本化できることから、業務効率を大幅に改善することができます。

このようなメリットはどのような原価管理ソフトも共通しているため、事務作業の負担に悩んでいる企業はソフト導入を検討してみるのがおすすめです。ただし、商品によって細かい機能に違いがあるため、この点をしっかり比較しておくことが大切です。

機能の違いによって相性が異なり、操作性も変わってくることから業務効率への影響も大きいです。適当にソフトを選んでしまうと、今までよりも効率が悪くなってしまうこともあります。

どのような機能が備わっているのかに注目しよう

ソフトを使ってデータを作成管理するとき、どのような機能が備わっているのかは重要なポイントです。かなり大雑把に表現すると、そもそも仕入れや発注などが少ない企業の場合は様々な機能は特に必要ありません。

むしろ必要最低限のシンプルな機能であるほうが、操作が分かりやすくて使い勝手も良いと感じるでしょう。逆に仕入先や発注などの情報が膨大な企業にとっては、各項目のデータ作成管理を一本化するために様々な機能が搭載されたソフトのほうが便利です。

機能を比較するときは、まず「どのようなデータを作成できるのか？」を見ておきましょう。

殆どのソフトは複数のデータ作成機能がありますが、その内容で相性が決まってきます。「案件管理」や「予算管理」など、主な項目だけでもソフトによる違いは大きいです。

また、各項目のデータ作成はテンプレートによって入力項目が異なるので、実際に使ってみて判断するのが賢いです。無料版が用意されているソフトは多いので、資料を比較するだけではなく、使って判断していくスタンスを持つと最適なソフトを見つけやすいです。

業種ごとに使いやすさが考えられているソフト

実績や人気の高い原価管理ソフトは、様々な業種に対応できるようなスペックになっているソフトが多いです。企業によって原価管理の詳細は様々ですが、一般的には関連する書類作成のテンプレートは同じです。

取引先の社名や仕入れ価格など、必要な情報をすべて入力して取引ごとにデータを管理していくわけです。しかし業種によってちょっとした細かい入力項目があるほうが便利なことがあります。

例えば工事現場における原価管理をする場合、仕入先や発注先に関する情報だけではなく在庫や生産状況も合わせて管理したいことがあります。そのような場合、一般的なテンプレートではなく「在庫」や「生産」のデータを作成できる機能が搭載されたソフトが便利です。

すべての業種に対して最適な機能を持つソフトがあるというわけではなく、特にこだわりがない企業から人気なのは一般的なテンプレートのソフトです。特殊なデータ作成が必要な場合、カスタマイズ機能が付いているソフトを選ぶ企業が多いです。

各業種ごとに最適なソフトが存在するわけではないため、使いやすさを重視する場合はカスタマイズ機能のあるソフトをチェックしてみてください。

多くのソフトは建設業を想定している

そもそも原価管理ソフトはどのような業種を想定しているのかも気になります。これはソフトによって細かい機能が様々であることからも一概には言えませんが、殆どのソフトは建設業や生産業などを想定したシステムになっています。

原価というのは利益を含めない金額のことで、簡単にいうと仕入れ価格です。利益を得るためにかかったコストが原価であり、確定申告で経費計上する際に重要なデータでもあります。

どのような業種にも何かしらの原価があるでしょうが、建設業や生産業は他業種とは違ってデータが膨大です。また、そのデータは「原価」だけではなく「請求書」や「発注書」など関連する情報が多いことも特徴です。

このような事務作業を一本化できると業務負担が軽減され、管理しているデータを一目で比較できることから現状をベースに収益を予測するといった使い方もできます。つまり、原価管理ソフトは「原価」に関連する様々な情報を一本化できるように考えられたソフトなので、主な対象となるのは「建設業」や「生産業」のように事務作業が複雑な業種です。

ソフト選びが最も重要なポイント

建設業や生産業のように事務作業が複雑な企業は、人気や実績をベースに原価管理ソフトを選んでも特に問題はありません。基本的に多くのソフトはこうした企業を想定してシステムが作られているため、一般的なテンプレートでデータを作成するなら、どのソフトを使ってもデメリットよりメリットのほうが大きい場合が多いです。

ただし、細かい機能の違いによっては操作性が異なり、それによって使い勝手が変わってくることがあります。使いにくいソフトを選んでしまうと、今までのやり方でデータを作成管理するほうが効率が良いという状況になるため、使用感を確かめることは大切です。

今以上に事務作業を効率化させる目的で導入を検討する企業は多く、そのためには「使い勝手」というシンプルなポイントに注目することが大切です。殆どのソフトは無料版を配布しているので、資料請求をしながらも気になるソフトを一度使ってみるようにしましょう。

そうすると、どのような機能が搭載されていて使用感はどうなのか、こうした重要なポイントを確認することができるはずです。

どっと原価NEOから始めてみるのがおすすめ

どのようなソフトを選べば良いのか分からないという企業におすすめなのが、「どっと原価NEO」というソフトです。「業界導入実績NO1」や「業界初の帳票作成機能（Excelフリー機能）」といった特徴があり、導入している企業が非常に多いです。

どっと原価NEOは、「案件管理」や「予算管理」など複数の機能が搭載されています。各機能では「見積書」や「日報」など、細かいデータを細分化して作成することが可能です。

また、各データを作成する際に「給与ソフト」や「会計ソフト」といった外部ソフトと連動することもでき、データの送受信ができるのも便利です。どっと原価NEOは業務作業の「一本化」や「合理化」をコンセプトにしており、業務効率化を求める企業に最適です。

テンプレートとして備わっている機能に加えて、自社に必要な機能をオプションとして追加することもできます。全体的な機能をカスタマイズして使い勝手を追求することもできるため、様々な企業のニーズに応える強さも人気の秘訣です。無料版もリリースされているので、使用感を確かめることもできます。

原価管理ソフトは、各製品によって細かい機能は本当に様々です。使い勝手を確かめながらソフト選びを進めることで、失敗を回避できるようになります。

多くのソフトは無料版が用意されているので、まずは無料版を試してみてはいかがでしょうか。