意外と種類が豊富！自社に合った原価管理ソフトを選定するコツとは？

原価管理とは、小売業における仕入れ原価や製造業における製造原価を管理する手法のことです。原価変動のリスクに備え、利益を確保するために行われます。安定した企業経営には高い原価管理能力が必要ですが、原価管理は大きな割合を占める重い仕事です。これを電子化したものが原価管理ソフトで、原価管理の効率化を図る企業で運用されます。

原価管理ソフトの基本的な機能

原価管理ソフトは、現在の原価を把握するだけのシステムではありません。在庫管理のように単純な原価を管理するだけなく、現在の状況を把握し、改善につなげていく必要があるからです。

原価管理ソフトにはおもに次の5つの機能があります。原価計算機能、原価差異分析機能、損益計算機能、配賦計算機能、シミュレーション機能です。これらの機能をうまく組み合わせることで、原価管理を正確に効率的に実施できるでしょう。それぞれの機能内容について、簡単に説明します。

■原価計算機能

原価計算機能とは、その名の通り原価を計算してくれる機能です。従来のような手書きやエクセルへの手入力でも計算自体は可能でしたが、どうしてもミスの発生は避けられず、修正に時間を取られることもありました。原価計算機能は、生産形態によって分類される個別原価計算や総合原価計算、目的ごとに分類される標準原価計算や全部原価計算など、ほぼすべての原価計算に対応しています。

■原価差異分析機能

実際にかかった原価と標準原価の差異を計算できます。標準原価よりも実際原価が高いと、その分利益が減少するので、その原因や差額を分析する必要があるでしょう。このような分析機能が搭載された原価計算ソフトを採用すると、日々の効率化に加え、業務改善に活かせます。

■損益計算機能

損益計算機能も、損益計算が簡単に計算できるようになる機能です。年間の収益に対し、支出がどのくらいあり、利益がいくら残ったのかを計算します。経営戦略に活かしたり、株主総会の資料に活用したりと、幅広く役立つでしょう。

■配賦計算機能

配賦計算機能は、間接費の振り分け作業が簡単にできる嬉しい機能です。部門別配賦や製品別配賦などの設定もでき、必要事項を入力すれば自動で計算してくれます。

■シミュレーション機能

仕入れ先を変更した場合、業務を分担した場合、関連部署を統合した場合など、あらゆる場面を想定してシミュレーションが可能です。

原価管理ソフトを導入するメリット・デメリット

前項では原価管理ソフトの基本的機能について解説しました。原価管理ソフトを導入するメリットは多く、すぐにでも導入したいと意気込む方もいるでしょう。しかしデメリットも少なからず存在します。後悔のないように、導入前にメリット・デメリットを知り、情報を整理することが大切です。

■メリット

おもなメリットは以下の4点です。

1.効率よく原価計算でき、人件費の削減になる
2.シミュレーション機能が利用できる
3.原価をわかりやすく可視化できる
4.経営判断の材料にできる

そもそも原価管理は、正確な原価を把握し、経営に活かすために実施されます。従来のようなエクセルや紙の帳簿で管理するやり方は、人の手で行われているためにミスも起きやすく、相当の時間もかかるものでした。原価管理ソフトを利用すれば、入力にかかる時間も大幅に短縮でき、ミスが発覚した際の修正にも手間がかかりません。

入力担当スタッフの時間に余裕ができ、ほかの業務に時間をあてられるようにもなるでしょう。シミュレーション機能を利用すれば、別の材料に変更した際の収支が簡単に計算できます。視野を広げてシミュレーションをすることで、思いもよらないアイデアが浮かぶこともあるでしょう。

原価計算の結果をグラフや表にして、一目で全体の状況がわかるようにすることも可能です。ここまでのメリットをまとめると、原価管理ソフトを導入する最大のメリットは「経営判断の材料にできる」ことでしょう。自社における現在の課題を見つけ、継続的に利益を生み出すための計画を立てることに役立てられます。

■デメリット

メリットの多い原価管理ソフトですが、デメリットには次のような点が挙げられます。

1.導入手続きが新たに必要
2.コストがかかる
3.カスタマイズできる反面、計算方法が複雑になる懸念

原価管理ソフトとひとことにいっても、実に多くの製品が出回っているでしょう。その中から自社に合ったものを探し、導入するとなると、それなりの時間を労力が必要です。有料の製品であれば契約が必要で、たとえ無料の製品であっても運用までにさまざまな設定が求められます。導入にかかるコストも避けては通れません。運用に慣れ、軌道に乗るまでは、人件費もかかるでしょう。

製品によってはカスタマイズして自社の業務に合わせることもできますが、その半面、計算方法や入力作業が複雑になります。トラブルが発生するたびに、マニュアルを確認して対応しなくてはいけません。いずれにしても最初からうまくいくわけではないので、徐々に効率化に近づくイメージを持っておきましょう。

自社に合った原価管理ソフトを選定するコツ

原価管理ソフトは、多くの企業からさまざまなバリエーションで展開されています。無料で利用できるもの、利用料金がかかるもの、業種に特化したものなど、それぞれ特徴があります。ネット上には実際に利用している企業の口コミもありますが、人気が高いからといって、自社での運用に適しているとは限りません。

また、たとえ有料版が無料版より優れていても、自社には不要な機能が搭載されているかもしれません。すべての機能が必要かどうか、使いこなせるかどうか、経理担当者とも相談するべきでしょう。安易に決めてしまうと、すぐに後悔するかもしれません。別の原価管理ソフトに変更することも容易ではないはず。

ここでは選定の際に注意したい点や流れを紹介します。まずは自社が抱えている課題を洗い出す作業から始めましょう。そして課題に優先順位をつけ、原価管理ソフトに求めるものを整理します。

現在の問題点を改善し、目標達成できるかが大きなカギです。具体的には、カスタマイズやアドオン開発ができるか、ほかの基幹ソフトと連動できるかなどが考えられます。自社の業種に特化しているかも重要です。

いうまでもありませんが、セキュリティ対策が万全かどうかも確認しておきましょう。原価管理は企業の重要な情報であり資産です。ほとんどの原価管理ソフトではセキュリティ対策にも力を入れていますが、細部までチェックを怠らないようにしましょう。

最後に、アフターフォローが充実している原価管理ソフトを選ぶことを忘れないでください。高性能の原価管理ソフトは魅力的に見えますが、機能が多ければ多いほど、操作に慣れるのに時間がかかります。操作方法につまずいていては、効率化までの道のりが遠くなってしまいます。

操作に困ったとき、システムトラブルが疑われるとき、サポートセンターがすぐに対応してくれると、業務が停滞するおそれもないでしょう。はじめて原価管理ソフトを導入する企業は、注意しておきたい項目です。

まとめ

原価管理は、利益を最大限に拡げる手助けをし、企業の成長に不可欠です。原価管理ソフトにはさまざまな機能があり、製品によって搭載機能に差があります。業種や企業の規模などによって必要な機能も異なるため、自社にはどのソフトが適しているか、よく比較検討して導入しましょう。