経営規模にあった原価管理ソフトを選ぼう

原価管理にはエクセルなどの表計算ソフトを使うこともできるものの、簡単に行えるようにしようと考えたら原価管理ソフトを使うのが合理的です。ただ計算するだけでなく長期的な管理ができるのがメリットですが、選び方には注意しなければなりません。この記事では経営規模によって選び方を変える必要性を詳しく解説します。

原価管理は重要性が高いのは事実

どのような規模の企業だったとしても原価管理が重要なことに変わりはありません。原価がどのくらいかかるのかをはっきりとわかるようにすることで、利益を確保できるかどうかがを判断できるようになるからです。

建設や製造でかかるコストは原材料の原価だけではありません。顧客対応のための人件費がかかり、誰が対応するか、何人で対応するかによっても原価が異なります。建設や製造の際には電気代などのユーティリティーコストも負担しなければなりません。建設のときに不要になった廃材の処分や、製造の過程で出てきた排水処理などにもコストがかかるでしょう。

建設では不足している重機をレンタルすることもあり、製造では足りない設備を導入したり工場そのものを新設したりすることもあります。このようなレンタル費用や設備導入にともなう減価償却費も考慮しなければなりません。さらに販管費も考えて建設や製造のコストを考えていくことになります。変動費と固定費を分けて考えて、変動によって原価が変わるリスクについても考慮することも大切です。

このような情報から原価計算をして、リスクについて考えた場合の差異を分析し、いかにしてリスクを抑えつつコストも削減し、顧客に対しては納得してもらえる見積もりを出せるようにするかが大きな課題です。原価管理ソフトを使うと原価計算と差異分析を一元化して実行でき、その履歴もまとめて管理できるようになります。

また、原価管理は実績との対照をして改善を図っていくことも重要です。原材料の納入価格が予想されていたものとどのくらい違ったか、それが想定されるリスク範囲内に入っていたか、差異の原因は何だったのかといったことを分析すると、次回に生かすことができます。

とくに変動費については依頼先の業者によって変動幅に違いがあることが多く、その業者がどのような事業を行っているか、取り扱っている商品やサービスは何か、国内外のシェアがどのくらいかといった点で変動の仕方が大きく異なります。状況に応じてリスクが低い業者に発注する計画を立てることも必要になるので、実績との比較と考察はとても重要になります。

結果として原価管理をしていくためには実績の入力をしてまとめることが必要で、その入力の手間も大きなものになりがちです。請求書などの各種書類からの入力を自動化して労務負担を軽減することもできるのは原価管理ソフトの魅力でしょう。

重要性と負担は経営規模によって違う

原価管理の重要性と負担の大きさが経営規模によって違います。その影響で原価管理ソフトの選び方にも注意しなければならないのです。

基本的には経営規模が大きくなるほど、高機能な原価管理ソフトの需要が高くなります。組織規模が小さいうちは取り扱うプロジェクトの数も少なく、関与する人材も仕入れ先も外注先なども候補はあまり多くはないでしょう。誰をどのくらいのエフォートで配置するか、仕入れをどこから行うか、外注先をどこにするかといった采配の負担は規模が大きくなるほど飛躍的に肥大化します。

また、プロジェクトが同時にたくさん走っているかどうかで実績との対照や差異分析の業務負担の大きさもかなり違いがあるでしょう。常に1つか2つしかプロジェクトが動いていないような現場なら請求書の入力などはあまり大きな負担ではないので必ずしも自動化する必要はありません。

逆に月末になると請求書が山積みになる、あるいは連日のように関連書類が送られてくるというほどの規模になっている場合には自動入力ができるだけでも大きな労務負担の軽減になります。差異分析も自動的に結果を出力してくれるシステムになっていると便利で効率も上がるでしょう。

また、経営規模が大きくなるほど原価を計算するときの人材や設備、備品の配置がパズルのようになって難しくなります。複数のプロジェクトの兼ね合いを考えて最適なソリューションを見つける必要があり、その配置の仕方次第で利益もリスクも大きく変化します。一元化して管理する必要性は経営規模が大きくなるほど急激に高まるのです。

また、企業の成長ステージによっても現場のニーズが異なります。初期の場合には余計なコストをかけていられない状況になっている場合が多く、原価管理ソフトにあまり費用をかけられないでしょう。ある程度、事業がうまく進んでくると人材を増やすか、効率化を図るかの2つの選択肢が生まれます。

人材をむやみに増やすとコストがかさみすぎることから、労務量を減らす目的で効率化重視のソフトの導入をするのが合理的でしょう。そして、さらに規模が大きくなって顧客や生産量の増加が難しくなると全体を効率的に管理し、無駄を徹底的に省けるシステムが欲しくなるのが一般的です。結局はコストマネジメントをきちんと行えるようにするのが目的ですが、成長段階によって着目すべきポイントが異なるのです。

コストパフォーマンスを考える選び方のコツ

このような状況を踏まえると、高いコストパフォーマンスを発揮できる原価管理ソフトを選ぶには次のように考えればよいとわかります。まず、経営初期のまだ小規模の段階では安価な原価管理ソフトを使うのが得策です。クラウド型のソフトの場合にはユーザー数や管理できる項目数が少ないうちはかなり安く利用できるものもあるので積極的に選びましょう。

ここから成長を遂げて安定経営ができるくらいの規模になったら、労務量の削減を重視して自動化機能が充実しているソフトを選ぶのが効果的です。そして、規模が大きい場合には管理できる項目数が多く、差異分析などの各種分析も自動化できるソフトを選ぶとよいでしょう。必要な機能は現場によって違うので取捨選択をして機能が多すぎないようにするのが大切です。

ただ、大企業になった場合には原価管理だけでなく経費精算や給与計算なども一元化して管理できるシステムの方がさらにコストを削減しやすくなります。互いに関連している自動化可能な業務を一元化できるソフトを選ぶのがよい方法です。原価管理ソフトの選定をきっかけにしてバックオフィスの業務の抜本的な改革をしましょう。

原価管理はどのような規模の企業であっても欠かせないことで、利益を増やしつつリスクを最小限にするための基本です。原価管理ソフトはその一元化と効率化、将来的な対応力の強化に役に立ちます。経営初期に比べると大規模な経営をするようになったときに効果が大きくなるため、機能を充実させていくことが大切です。

規模の大きさと事業としての成長段階を見極めて、適切な機能があってコストパフォーマンスの高いソフトを選び出すようにしましょう。経営規模が大きくなってきたときには他の業務との連携も取れるようにして全体的な効率化を図るとさらにメリットが大きくなります。

原価管理の必要性を感じているものの、まだ原価管理ソフトを取り入れていない方は原価管理の負担を最小限に減らしつつ、効率的に行える原価管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。