原価管理ソフトの設定は簡単？

原価管理ソフトを導入して使っていきたいと思っているけれど、導入してから本当に現場で使いこなしていけるのかが不安になることもよくあります。特に業務効率や管理効率を最大化できるように設定するのが大きなハードルになるのではないかと懸念するケースが多いでしょう。

やるべきソフトの設定にも種類がある

原価管理ソフトでは原価管理や予算管理、計画管理などのさまざまな機能が搭載されているものが多く、たった一つのソフトでかなりの範囲の業務で有効活用できる仕様になっています。その影響で設定しなければならない項目もたくさんあるのは事実です。

ただ、どんな点を最適にする必要があるかは大まかには三つに分けられます。そのどれに分類される作業かによって簡単にできるかどうかが異なるので一つずつ確認していきましょう。

一つ目はセットアップの時点でやるべきことです。ソフトを運用開始するまでにできていなければならない準備は実はたくさんあります。今まで使用してきたデータをインポートしてソフト上で使えるようにすることは必須です。

そのインポートした内容をソフトに反映させて使えるようにすることがセットアップするときには欠かせません。取引先や顧客の情報についてはフォーマットに合わせてインポートする必要が生じるでしょう。

ただ、一般的にはオフィスソフトなどのファイル形式に対応していて、簡単に取り込めるシステムになっています。データ量が多いと時間がかかるのは確かですが、作業量としてはあまり多くはなく、難易度もあまり高くはありません。

一方、今まで利用してきた他の業務ソフトとの連携や連動についてもこの時点でおこうことが必要になります。セットアップ時点でおこなっておかないと運用面で何度も変更が生じてしまうのが問題になってしまいます。

ソフトによっては自動連携のウィザードが用意されていて、そのウィザードを動かすだけで簡単に連携することが可能です。手動で一つずつ連携させていかなければならないソフトもあるので注意です。

また、カスタマイズについてもセットアップの時点でおこなっておくべきこととして挙げられます。今までやってきたやり方に合わせるか、これから作業効率が上がるようにするかはよく考えてカスタマイズすることが重要です。どんなカスタマイズが可能かも理解していないとできないので、セットアップ時点でおこなう作業としては最も難易度が高いでしょう。

二つ目は運用するうえで必要になる情報の入力や関連付けです。運用しているときにはセットアップのときにインポートしたような内容を適宜追加したり変更や編集をしたりする必要が生じる場合がほとんどです。

それに伴ってデータの関連付けの仕方を変えなければならないなど、ある程度の追加作業が発生することがあります。基本的には大きな作業ではないのでやり方さえわかっていれば短時間でできるでしょう。マニュアルを見ながらでもできるくらい簡単なものです。

また、連携していた業務ソフトを使うのをやめてしまった、新しく業務ソフトを導入することにしたというときにも連携や連携の解除が必要になります。この場合にもセットアップ時点と同じでウィザードを使えれば誰でも簡単にできますが、ウィザードがない場合には個別に対処する必要があるので大変になりがちです。

三つ目は運用による業務効率の向上を目指すための最適化です。業務効率を向上させるために細かな仕様をカスタマイズしていくのは重要なことで、自動入力や自動計算によって無駄な作業を減らしたり、毎回指定していた項目をデフォルトにしたりすると効率が上がっていきます。

ソフトのバージョンアップに伴ってカスタマイズできる項目が増えていくこともあるため、常に最適化をしていくのは決して簡単ではありません。

インストール型かクラウド型かにも注意しよう

実は原価管理ソフトの種類によっても難易度に違いがあります。個別に見ていくと大きな差があるのは確かですが、大まかにはインストール型かクラウド型かによってまず差が生じていると考えると良いでしょう。

インストール型の場合にはメーカー側でバージョンアップがあっても更新版を購入しなければ新しいものになることはありません。カスタマイズできる範囲も限られていて、新たに設定をしなければならないことは限られています。結果として運用上の負担は軽くなりますが、セットアップのときには特にサポートを受けられないので苦労が伴うのは確かです。

それに対してクラウド型のソフトの場合には常にソフトが新しいものにバージョンアップされていくので、その都度最適化をしていくことが求められます。義務ではなくとも業務効率化を推進するためには必要事項と考えなければならないでしょう。その業務負担が大きくなりがちなのは確かですが、クラウド型の場合にはサポート体制も充実しているのが一般的です。

導入するときにも設置は一通りやってもらってしまうこともでき、やり方を丁寧に説明してもらうこともできます。その後にカスタマイズが必要になったときにもサポートセンターに連絡すれば詳しく説明を受けながら対応することが可能です。必要に応じてエンジニアに来てもらうこともできるので安心です。

外部委託による対応も検討しよう

三つの項目のどれについても基本的には外部委託で対応してもらうこともできます。導入するときに他のソフトとの連携をするのが大変だからプロに任せたい、使い勝手が悪くなってきてしまったからカスタマイズをしたいなどといったときには委託先を探してみましょう。

クラウド型の原価管理ソフトを導入した場合にはクラウドサービスの提供業者に相談すれば対応してくれます。インストール型の場合にはまずはメーカーのサポートセンターに問い合わせてみるのが良いでしょう。そこで答えてくれる範囲で自力で設定できるのであれば実質的には無料で済ませられます。

それだけでやはり難しいという場合には、そのソフトの取り扱いに慣れている業者を探して委託することを検討しましょう。メーカーが有償サービスで提供していることも多く、メーカーだからこそのノウハウを持っているので安心して依頼できます。

ただ、費用は高くなりがちなので、メーカー以外に依頼するのも賢い方法でしょう。業務システム全般に対応している業者であれば原価管理ソフトにも対応している場合がほとんどです。

まずは問い合わせをしてみて、導入したソフトについての取り扱い経験があるかを確認するのが良い方法です。確かに実績があるとわかったら具体的な打ち合わせを進めて契約をしましょう。

原価管理ソフトは設定をすることで業務効率を上げられる使い方ができるようになります。セットアップ時点ではかなりたくさんやらなければならないことがありますが、ソフトによっては自動でできるものもあります。運用時には手動でおこなうものが多くなり、バージョンアップのときにはカスタマイズも必要になりがちです。

クラウド型なら提供会社に依頼すれば対応してもらえるのが一般的です。インストール型の場合にもメーカーがある程度は対応してくれますが、業務システムの運用をしている業者に外部委託して対応してもらうのも良い方法です。