原価管理ソフトを選ぶなら常にアップデートされているかも確認しよう

企業にとって重要となってくる原価管理ソフトですが様々な種類があり、導入する場合にはどこのメーカーのものを選べば良いのか迷ってしまう人もいるでしょう。では原価管理ソフトは何を基準に選べば良いのでしょうか。

今回は常にアップデートされているソフトであるかどうかという点に着目して見ていきます。

原価管理ソフトは大きく分けて2種類ある

一口に原価管理ソフトと言っても、様々な種類があります。メーカーごとにインターフェイスが異なりますし、どの程度カスタマイズができるかも変わってきます。まずは大きく分けて2種類の原価管理ソフトが存在します。

一つは、カスタマイズ可能なタイプです。ある程度企業の規模が大きくなると、この応用の利くソフトを選択する場合が多いです。このように応用が利く場合は、実際にメーカー側の担当者と話し合って綿密な計画を練って導入することが多いです。その分導入にコストがかかります。

一方、パッケージになっているタイプの原価管理ソフトがあります。こちらは、基本的にカスタマイズは最小限しかできないことが多く、企業の担当者が商品名や原価などを自分で入力して設定する必要があることが多いです。少し手間がかかる印象ですが、その分安価で導入することが可能です。

他にもパッケージになっているものは、カスタマイズできるものと比較すると、安価な分サポートが電話対応のみであるといった違いが挙げられます。このような手間暇をかけられる企業や、コンピュータの操作に抵抗がない企業の担当者がいる場合に適していると考えられます。

法改正に対応しているかが重要となる

一度原価管理ソフトを導入してしまえば、あとは永続的に安心できるとも限りません。なぜならば、ある程度大規模な企業になると、既に導入されている場合がほとんどかもしれませんが、人事異動やシステム更新のタイミングで、原価管理ソフトを見直す必要が出てくる場合もあります。

また、事業内容の変更などが企業の成長に合わせて起こる可能性も十分考えられるからです。そして何よりも法改正が重要になってきます。 アップデートを定期的に行っていない古いままの原価管理ソフトでは、いつか使えなくなる日が来てしまいます。

例えば、新元号への変更や、消費税の改正にきちんと対応する必要がある場合があります。これら変更点を、手動で変更可能なソフトもありますが、法改正を逐一チェックするというのは、現場で働く人にとっては大変なことです。

ソフトをアップデートすればきちんと変更できる、そういった仕組みが整っていると現場は楽になりますし、余計な労力をかけずに済みます。更新時にかかる費用と、手動で法改正に対応させる労力を比較すると、前者を選択する企業が多いのではないでしょうか。

パソコンの新しいＯＳに対応しているかも重要

導入費用が高額な原価管理ソフトの場合、基本的にきちんとアップデートを行い、法改正に対応していると考えられます。

しかし、安価なパッケージ型のソフトで更新していなかった場合、パソコンのＯＳへの対応に影響が出てくるケースがあります。具体的には、古いパソコンに原価管理ソフトを載せて長らく使っていた場合に、新しくパソコンを入れ替えるタイミングで、更新がうまくできないケースが出てきます。

パソコンの寿命は基本的に5年ほどと言われていますが、実際には10年以上、機嫌よく動作するパソコンも数多く存在します。基本スペックや使用方法、他に搭載するソフトなどの利用環境でパソコンの寿命も変わってくるため、そのように長持ちするケースがあります。

その古いパソコンで10年ほど原価管理ソフトを更新せずに運営していた間に、パソコンのＯＳはどんどん変わっていくことが考えられます。変わってしまったＯＳを飛ばして、新ＯＳへ移行ができないソフトも存在します。

結局パソコン入れ替えの際に、原価管理ソフトのデータの引き継ぎを細かく設定し直す必要が出てきたり、間のＯＳの分のアップデート費用が発生する場合もありあす。パソコン入れ替えの際、どういった手順を踏む必要があるのかも事前に確認しておくと安心です。

企業規模が大きければカスタマイズ型が必ず必要とも限らない

基本的にカスタマイズ型で、ソフト会社の販売員が設定してくれるタイプだと安心だと考えるかもしれませんが、費用面からそれは実現できない場合も多々あります。

導入費用は問題なくても、永続的に利用していくにあたり、ランニングコストを気にする必要も出てきます。ランニングコストがいずれ負担だと感じてしまう場合もあります。

また、企業規模が大きいからカスタマイズ型を選択すれば良いとは限りません。実は企業規模が大きくても、パッケージ型で十分事足りる場合があります。取引の量が多くても、取り扱っている品や作業が単調な場合は、シンプルな設計のソフトで十分対応可能なこともあります。無理にコストをかける必要はないとうことです。

反対に、企業規模が小さいからパッケージタイプで十分とも限りません。 複雑な商品や原価管理を行っている場合は、カスタマイズできないと困るケースが出てくることもあります。

特に、工事原価や建設業関係の原価管理は、受注や引き渡しのタイミングなども密に絡んでくるため、専用のソフトが必要になってくる場合が多いです。

アップデートの方法はどのような種類があるか

アップデートで法改正に対応していることが重要ですが、そのアップデートの仕方はどのような方法があるのでしょうか。具体的には、インターネットを経由した、オンラインでソフトを更新する方法があります。

近年ではこの方法は主流となってきています。自動更新してくれるタイプもありますし、手動で更新させるタイプもあります。自動更新だと手間がかからず良いですが、実際にはパソコンをインターネットにつないでいないケースも多いです。インターネット環境自体が無い場所でパソコンを使用しているケースもありますし、インターネット環境はあるものの、ウィルス感染による情報漏えいのリスクを気にして敢えて接続していない企業もあります。

まずは、どういった環境でパソコンを利用しているか、またはするつもりかを確認することも重要です。ではインターネット環境につないでいない場合、どのように更新するのでしょうか。

そういった場合は、ＣＤやＤＶＤ、またはＵＳＢフラッシュメモリなどの媒体を介して更新することが可能です。以前はこの方法が主流でした。しかし最近はパソコン自体にＤＶＤ装置が付いていないものが多く存在しています。パソコン自体の薄型が進んでいるためです。そういった場合は、外付けのＤＶＤ装置を別途用意する必要があります。

ＣＤやＤＶＤでアップデートする場合の注意点

インターネット経由で更新可能だと楽そうですが、諸事情によりできない場合は、ＣＤやＤＶＤを用いた更新が必要になります。

しかし、そのＣＤやＤＶＤも、店頭に購入しに行く必要があるものと、ＣＤ、ＤＶＤが定期的に送られてくる契約のものがあります。店頭に購入しに行く場合は、システム管理者が普段から法改正に注目しておかなければならないため、万が一の時に漏れが生じてしまいます。

一方で定期的にＣＤ、ＤＶＤが送られてくる場合は、万が一の漏れがなく安心です。費用面から、そういった契約ができないという場合もあるかもしれません。

ですが、取引相手が居るため、万が一の漏れは会社自身の信用を損ねてしまう可能性もあります。一度信用を失ってしまうと、取り戻すのはその何倍もの苦労が必要なため、万が一が起きないようにきちんと更新して管理するようにしましょう。

また、ＵＳＢフラッシュメモリを経由して更新する場合は、情報漏えいやウィルス感染のリスクも考慮する必要が出てきます。社内で対策を練ってから原価管理ソフトを導入すると安心です。

常にアップデートされて法改正にきちんと対応している原価管理ソフトを選びたいものですが、費用や導入期間などの面で理想通りにいかない場合もあります。担当者を決めるなどして、スムーズに運用できる体制を整えましょう。