原価管理ソフトはサポート体制のあるものを選ぼう

原価管理ソフトはパソコンを使用することで建設業における原価管理を効率化できる方法ですが、それを実現するためにはパソコンやソフトウェアの使い方を熟知しなければなりません。

そのような問題を解決するためには、サポート体制を提供しているメーカーの製品を選ぶのがおすすめです。

メールや電話で何でも相談できる

原価管理ソフトのサポート体制で最もスタンダードなのがメールや電話に対応したサービスです。カスタマーセンターを開設しインストールの方法が分からない、使い方が理解できないと言ったお悩みに専任のオペレーターが親身になって相談に乗ってくれます。

ほとんどの原価管理ソフトでは購入後にユーザー登録を行えばサポートを受け付けてもらえるようになりますが、一部には購入前から相談を受け付けているケースもあります。原価管理ソフトを導入したいがどの商品を選んだら良いのか判断しかねたり、快適に動作するパソコンのスペックはどれくらいの物が必要なのかなどを相談できます。

自身でパソコンを用意できない場合は系列の販売店やリース部門などを紹介され、通常よりも格安で購入したり借りたりすることができるほか、プレインストールされているモデルであればインストールや初期設定の手間も省いて届いたらすぐに使うことも可能です。

特に初めてパソコンや原価管理ソフトを導入する企業では、何から始めたら良いのか分からないケースも少なくありませんが、これまで数多くのコンサルティングを行ってきたメーカーであれば安心して任せることができます。

業種別の豊富なテンプレートで作成の手間を軽減

原価管理ソフトでは表やデータベースを作成しますが、何もない状態から新規作成するのは大変な手間がかかります。そんな時のためにいくつかの原価管理ソフトでは業種別にテンプレートが提供されており、読み込むだけで表がセットアップされ後はデータを入力するだけです。

テンプレートは原価管理ソフトそのものに内包されているものや、付属のDVDなどに収録されているだけではなく、ユーザー登録することで会員専用サイトにアクセスしてダウンロードできる場合があります。また、テンプレートはそのまま使用するだけではなくそれをベースにしてカスタマイズすることも可能で、業態に合わせたり使いやすく変更することも可能です。

これまでは法改正や新たな業務形態の誕生などにより変化が生じたときには、ソフトウェア側のアップデートや場合によっては新しいソフトに買い換える必要もありましたが、昨今ではインターネットを利用するのが一般的となっていることからテンプレートのみのアップデートで対応できる場合もあります。

したがって1本の原価管理ソフトを末永く利用するためには長期にわたってテンプレートのアップデートが提供されるメーカーの製品を選択するのもひとつの方法です。

サブスクライブで必要なものだけを選ぶ

かつてはソフトウェアと言えばインストール用のCD-ROMやDVD、使用するテンプレートやデータが収録されたディスク、ユーザーサポートに至るまで全てが揃ったオールインワンパッケージの製品が一般的でしたが、ここ数年で普及しているのが必要な機能だけを契約したり購入できるサブスクライブ型のサービスです。

原価管理ソフトの分野では、まずは基本的な機能が無料で利用でき、必要な機能があれば追加購入していくというシステムで使わない機能に無駄な経費を支払う必要が無いことから人気です。これらの追加機能にはソフトウェアに関することに注目されてしまいがちですが、ユーザーサポートもサブスクライブで提供されているケースがあります。

申し込めばメールや電話、チャットをはじめ、一部にはスマートフォンのメッセージアプリを利用して相談に乗ってもらうことができます。自社の担当者がパソコンやソフトウェアに詳しく全ての設定や運用を行えるので必要ない場合はその分の料金が無料となるほか、逆に必要な場合は有料サービスならではの手厚いサポートを受けることが可能です。

リモートアクセスを利用して具体的に教えてもらえる

電話やメール、チャットによるサポートでも多くのトラブルを解決できますが、文章や言葉によるやり取りのため具体的なイメージを伝えられないケースも少なくありません。

キャプチャーした画面や動画を見せれば専門知識を持つオペレーターであれば瞬時に原因を突き止められるケースでは、メッセージアプリに対応しているサービスであれば写真をアップロードする方法もありますが、静止画であれば動きを知らせるのは困難な場合もあります。

一方、動画を配信サイトにアップロードして共有する方法もありますが、第三者でも閲覧できてしまう可能性もあり企業の大切な情報が写っている場合には躊躇するところです。そんな問題を解決するために用意されているのが、パソコンのオペレーティングシステムに搭載されているリモートアクセスを利用したサービスです。

接続を許可するとインターネットを通じてユーザーのパソコンにアクセスでき、同じ画面がオペレーターのパソコンにも映し出され直接操作することが可能です。ここでパソコンやソフトウェアのトラブルを解決したり、カーソルやマウスの動きをデモンストレーションで分かりやすく見せてもらうこともできます。

使い方を詳しく教えてもらえるサービス

原価管理ソフトをリリースしているメーカーの中には、自社製品を使用したパソコンスクールや講座などを運営しているケースがあります。

一般的なスクールのようにパソコンの使い方を基礎から学べるだけではなく、原価管理ソフトのメーカーならではの自社製品のソフトウェアの基本的な使い方から業種別の活用方法を学ぶことができます。ユーザーサポートはあくまでもソフトウェア製品に関する相談を受け付けているに過ぎませんが、スクールならば具体的な使い方をより詳しく教えてもらうことができます。

原価管理ソフトにユーザー登録している法人や企業の関係者であれば、通常料金から割引を受けられたり支払った料金に応じてポイントが付与され系列のオンラインショッピングサイトで利用できるケースもあります。また、スクールまで通うのが難しい方のために講師をオフィスまで派遣し、企業の研修として取り入れられるようなサービスもあります。

既にソフトウェアを開発し販売している企業の領域を大きく超え、総合的に企業をサポートするサービスに成長しているメーカーも増えています。

セミナーや勉強会は多くの情報を得られる貴重な機会

原価管理ソフトのメーカーの中にはセミナーや勉強会を開催し、自社製品の新製品のローンチや普及を積極的に行っていることがあります。専用のブースでは導入したいが何から始めたら良いのか分からない方のために相談やコンサルティングを受け付けていたり、新製品の機能やメリットについてプレゼンテーションを受けることも可能です。

ステージでは著名人が招かれて講演やトークショーが行われたり、開発スタッフによるソフトウェア製品にかける想いや開発秘話など、ここでしか聞けない話が盛り沢山です。また、質疑応答のコーナーでは講師やスタッフに直接意見や要望を伝えられ、ここで出された意見が次期の製品に採用されたケースもあります。

ユーザー同士の交流会も行われ、原価管理に関する情報の共有や異業種の方との交流が行えるなど貴重な機会で、ここでの出会いをきっかけに業務提携や共同開発などを行い新たなビジネスに発展したケースも少なくありません。これまではソフトウェアメーカーとユーザーとの1本道にしか過ぎない関係でしたが、昨今では無限に広がる繋がりを持てる場所が提供されています。

原価管理ソフトにはさまざまな種類があり担当者が使いやすいものを選ぶのが最適ですが、同時にサポート体制も重要です。

初めて導入する企業向けのものはもちろんのこと、パソコンを熟知した社員が在籍している場合にはさらなる効率的な活用方法を目指せるなど多様なサービスが提供されており、ニーズや予算に合わせて選択したいところです。