クラウド型の原価管理ソフトのメリット・デメリット

原価管理ソフトの提供形態は、大きくオンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられますが、近年ではクラウド型を選択する企業が増えています。しかし、クラウド型の原価管理ソフトにはメリットだけでなくデメリットも存在するため、導入を検討する際はメリットとデメリットの両方について充分に理解しておくことが大切です。

メリット①：低コスト・短期間で導入できる

クラウド型の原価管理ソフトのメリットとしてまず挙げられるのは、低コストかつ短期間で導入できることです。

オンプレミス型の場合、自社内にサーバーを設置する必要があるため、導入コストが高くなる傾向があります。サーバーの価格は一昔前と比べると随分と下がってきてはいるものの、安いものを選んだとしても数十万円程度はかかってくるので、とくに中小企業には大きな負担となってきます。また、オンプレミス型は設置したサーバーにソフトウェアをインストールするといった作業も必要になるため、実際に運用を開始できるようになるまでには数カ月程度の時間がかかってしまうというデメリットもあります。

しかし、ベンダーが保有するサーバーを利用するクラウド型であれば、自社でサーバーを用意する必要がないため、オンプレミス型と比べると大幅に安いコストで導入することが可能です。加えて、短期間で導入できるというメリットもあります。契約が成立すればすぐにでも利用できることがほとんどなので、スムーズに運用を開始できます。

メリット②：自社で管理を行う必要がない

自社でソフトの管理を行う必要がないのも、クラウド型の原価管理ソフトのメリットです。オンプレミス型のソフトの場合、サーバー及びネットワーク機器の監視や定期的なメンテナンス、発生したトラブルへの対応といった業務をすべて自社で行う必要がありますが、クラウド型のソフトの場合はこれらの業務はすべてベンダー側が行ってくれます。ユーザー側が行うのはソフトの設定や管理のみとなるので、担当者の管理業務の負担を大幅に減らすことが可能です。

さらに、ソフトは自動的にアップデートされるため、ベンダー側が行ったソフトのバージョンアップへの対応も不要で、常に最新の状態のソフトを利用できるというメリットもあります。このように、ソフトの管理業務を自社で行う必要がないので、高レベルのITスキルを持った人材がいない企業でも容易に導入できます。

また、中小企業においては従業員の一人がメイン業務とIT業務を兼任しているケースも少なくありませんが、そのようなケースにおいてもクラウド型であれば担当者の業務負担を増やすことなく導入することが可能です。

メリット③：場所を問わずに利用できる

クラウド型の原価管理ソフトは、インターネットを経由してベンダーが提供するソフトを利用する形態のサービスです。そのため、オンプレミス型のソフトとは異なり、PCやスマホ、タブレットなどの端末とインターネット環境さえあれば場所を問わず、どこにいても利用できるというメリットがあります。

たとえば現場などの社外にいても原価管理ソフトを利用できるので、わざわざデータを確認したり修正したりするために帰社する必要がなくなります。このような無駄を削減できるので、業務の効率化につなげることが可能です。

また、近年では在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務といったテレワーク（リモートワーク）への注目度が高まっていますが、こうしたテレワークとの相性がよいのもメリットのひとつです。専用の端末でなくてもインターネット環境さえあれば利用できるため、場所や時間にとらわれないワークスタイルにも容易に対応できます。企業がこのようなワークスタイルの多様化に対応することで、育児や介護などを理由とした離職防止につなげることもできるでしょう。

デメリット①：カスタマイズ性が乏しい

上記の通り、クラウド型のソフトにはさまざまなメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。まず挙げられるデメリットとしては、オンプレミス型と比べてカスタマイズ性が乏しいことです。

オンプレミス型の場合、一からシステムを作り上げていくため、必要な機能を搭載したり既存ソフトとの連携をしたりするなど自社にとって最適なシステムを構築できます。しかし、既に構築されたシステムを利用するクラウド型は、ベンダー側が定めたプランの中から自社に最も近いものを選択することになるため、自社に合ったプランが提供されていないこともあり得ます。

オプションなどでカスタマイズできるケースもありますが、追加できる機能や連携できる既存ソフトなどは限られます。加えて、カスタマイズする場合は追加費用が発生するケースがほとんどなので、手軽にカスタマイズできるわけではありません。また、とくに特殊なニーズには対応してもらえない可能性も高く、場合によっては業務プロセスの大きな変更を余儀なくされることもあるので注意が必要です。

デメリット②：トータルコストが高くなる可能性がある

クラウド型のソフトは、オンプレミス型と比べて導入コストや管理に要するコストが安いため、短期的に見ればコストを抑えることが可能です。そのため、クラウドで提供されるサービスは安く、手軽に導入できるというイメージを持っている方も少なくないでしょう。

しかし、原価管理ソフトに限らずクラウドで提供されるサービスのほとんどは、月額制もしくは年額制を採用しており、利用するユーザー数に応じて利用金額が変動する形態となっています。利用期間中は利用料を支払い続ける必要があるため、長期的に利用していくといずれはオンプレミス型よりもトータルコストが高くなります。

利用するユーザー数によっては、数年程度でオンプレミス型の導入・運用に要するコストを上回ることも充分にあり得るので、ソフトを導入する際は短期的なコストだけに注目するのではなく、長期的なトータルコストにも注意を払いましょう。また、導入するソフトを選ぶ際は、クラウド型がオンプレミス型で発生するコストを上回る時期などを計算した上で選定を進めることが大切です。

クラウド型のセキュリティ対策について

クラウド型の原価管理ソフトの導入を検討する際はさまざまなポイントを押さえておく必要がありますが、重要視すべき選定ポイントのひとつがセキュリティ性です。クラウド型は自社の機密情報をベンダーのサーバーに保存しておくことになるため、ベンダーのサーバーがサイバー攻撃の標的となった場合、情報漏洩などが起こる恐れがあります。そのため、オンプレミス型の方がよりセキュリティ性が高いというイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

しかし、最近では原価管理ソフトを提供しているベンダーもセキュリティ強化を図っているため、以前と比べてセキュリティ面での不安は少なくなっています。また、オンプレミス型でセキュリティ性を高めるには、常に最新のシステムを導入するとともにシステムを管理する人材も用意する必要があるため、企業にとっては大きな負担がかかることになります。

一方で、クラウド型の場合はセキュリティ対策もベンダー側に任せることができるので、コストを抑えつつ効果的なセキュリティ対策を講じることが可能です。ただし、セキュリティ性が高いソフトを導入することが大前提となるので、ソフト選定時にはどのようなセキュリティ対策が行われているのかを確認しておくことが大切です。

クラウド型の原価管理ソフトは、低コスト・短期間で導入できる、自社で管理する必要がない、場所を問わずに利用できるといったメリットがあります。一方でカスタマイズ性が乏しく、長期的に利用するとオンプレミス型よりもコストがかかるといったデメリットもあるので、導入を検討する際はメリット・デメリットの両方を充分に理解しておくことが大切です。