原価管理ソフト導入に必要な費用とは？安価なモノでもいい？

原価管理ソフトの導入を検討しているとき、費用が安ければどのようなものでも問題ないと思っていませんか？ですが安さだけにこだわって選ぶと、必要な機能が備わっていないなどの理由で後悔する可能性があります。

そこで原価管理ソフト選びでは、最低限必要な機能を押さえてどのようなものが適しているか考える必要があります。

業界のニーズに合ったソフトかチェックする！

同じようにソフトを導入するといっても、どのような機能が求められるのかというのは業界に応じて違いが見られます。例えば建設業界の場合には、個別の原価計算や工事の進行基準など特有の会計処理が求められます。これらの点にしっかりと対応できない原価管理ソフトだとしたら、導入することでデメリットのほうが大きくなります。個々の状況に対応できるものを選んで、業務の効率化に役立てられるようにしましょう。

ニーズに合った原価管理ソフトを選ぶためにも、実績や評判などをチェックするのも1つの手です。建設業界で利用している方が多く評判が高いソフトであれば、同じ業界の企業ならより良い形で利用できるかもしれません。

また評判などを調べる場合には、どのような点が評価されているかも合わせて確認しましょう。評価されている点も含めて考慮していくことで、業界のニーズに合っているかだけではなく自社と相性がよさそうなものを選ぶことができます。多くの選択肢があるからこそ、評判を考慮した選択が重要になるのです。

業務の効率化につながるか考えよう

原価管理ソフトの導入はお金がかかる事業です。コストをかけて取り入れるからこそ、それだけの価値があるのか長い目で見極めることが大切です。

例えばパソコンの使用に慣れていない人が多い会社だと、取り入れても使いこなせない可能性があります。パソコンに不慣れな方が多いなら、使い方がわかりやすく機能も少なめのものを選んだほうが問題なく使い始められる可能性が高いのです。使いこなせないと、業務効率が改善するのではなく、余計な時間がかかってしまいやすくなります。

使い方がわかりやすい原価管理ソフトといっても、種類の名前だけを見てもどのようなものか判断しにくくなっています。そこで利用を検討しているのであれば、人気ランキングを参考にするのも1つの手です。人気ランキングで上位に選ばれているものは、使いやすいなどの理由で評価されている可能性が高くなります。

上位のものの機能や料金などを総合的に比較して、どのようなものが自社に合っているか比較することも可能です。同じようにランキングで上位のソフトでも、比較してみるとさまざまな違いがあることが見えてきます。

リアルタイムの管理が可能か知ろう！

原価管理ソフトを利用するときのポイントの1つが、リアルタイムで把握ができるのかという点です。工場の進歩に伴うリアルタイムでの原価状況を把握することで、効率の良い業務にもつながっていきます。

ここでポイントになるのが、使い勝手やわかりやすさなどの点は状況に応じて異なるという点です。実際の管理画面の見やすさは、個人の好みや製品の種類などの点によって変わってくることもあります。そこでリアルタイムでの管理ができるかだけではなく、自社にとって見やすい画面なのか知ることも大切です。

1つ忘れてはいけないのが、原価管理ソフトを使うのが誰なのかという点です。1人だけで管理するなら、使う人が見やすいものなら問題ありません。ですが多くの場合には、複数の社員が管理画面をチェックしていきます。素早く状況をチェックして業務に戻れるようにすることで、生産効率をあげることにもつながります。

誰か1人が使用するというわけではないからこそ、使用する可能性のある社員の全員にとって良いソフトを選択しましょう。

自社テンプレートの請求書などの書式で使える？

原価管理ソフトを取り入れるといっても、今まで慣れ親しんでいる書式や得意先から指定されている請求書の書式があるというケースも見られます。そのような場合には、原価管理ソフトで書式をカスタマイズできる機能が備わっているか確認することも大切です。安さばかりにこだわってソフトを選ぶと、必要なカスタマイズの機能が備わっていないこともあるので注意しましょう。

実際にどのような機能が利用できるのかという点は、導入する原価管理ソフトに応じて大きく違いが見られます。そのため自社にとって必要な機能を見定めたうえで、どのようなものを選べばいいか考えていきましょう。

特に書式をカスタマイズできる機能というのは、見逃す方が多くいるポイントでもあります。必要な機能を見逃さないようにするために、人々の意見を参考にするのも1つの手です。

必要な機能と不要なものの情報を使っている方の意見を参考に調べることで、自社に合ったソフトを選びやすくなります。状況に応じて便利な機能は異なるので、自社の状況に合わせた判断も必要です。

初めての導入でも安心して利用できるのか

初めて原価管理ソフトを導入する会社の場合だと、問題なく利用できるか不安ということもあるでしょう。ITに強い社員がいれば頼ることもできますが、そのような人材が社内にいないケースも多く見られます。そこで安心して導入できるようにするために、サポート制度に注目してみるのも1つの手です。

例えば実際にソフトを取り入れるとき、電話を通じてサポートをしてくれるところもあります。また不安な場合であれば、直接担当者が来てくれてサポートをしているケースも見られます。自社の状況に合わせたサポートが得られるところを選ぶことが大切です。

さらに最初のときだけではなく、その後のサポートについて確認することも大切です。電話やメールで素早く質問などにも対応してくれるところであれば、安心して利用することにつながります。

ただし電話対応があっても、時間が限られる可能性もあります。自社の業務時間と質問を受け付けている時間がマッチしているか確認したうえで、問題なく利用できるか考えていくようにしましょう。

バージョンアップなどにも対応しているか？

パソコンのOSやネットワーク環境というのは、時代の流れと共にアップデートを続けています。そのバージョンアップに対応できない原価管理ソフトの場合だと、すぐに使用できなくなるかもしれません。問題なくソフトを使い続けられるように、製品のアップデートに対応しているか確認しておきましょう。

さらに原価管理ソフトだけではなく、そのほかの機能に注目するというのも1つの手です。例えば会計ソフトなどとの連携が可能なケースであれば、入力の手間を省いて業務を簡略化できるかもしれません。人の手で入力していくと時間だけではなく、ミスも生まれやすくなります。時間のロスとミスのリスクを減らして、少しでも業務を効率化できるようにしましょう。

そして忘れてはいけないのが、セキュリティ面の問題です。使いやすいソフトだとしても、セキュリティ面が微妙だと大事なデータが漏れてしまうかもしれません。使いやすさや費用にこだわることも大切ですが、セキュリティに問題がないか忘れずに確認してソフトを選ぶことも大切です。

原価管理ソフトを導入することで業務の効率化につなげられますが、選択を誤ると生産性が悪くなる可能性もあります。効率よく業務を進められるようにするためにも、必要な機能をチェックして良いソフトを選びましょう。

自社に必要な形でカスタマイズできるものや、会計ソフトと連携できるものを選ぶというのもポイントの1つです。