原価管理ソフトはエクセル管理よりどれくらい効率化できるのか

原価管理とそれにともなう原価計算はエクセルを利用している会社は多く、定期的に原価の見直しをすることでより効率的な経営を行えます。しかし、エクセルは専門性の高い作業には向いていないという特徴も持っています。とくに原価計算は目的により算出方法が異なるため、業務効率をアップするためにも原価管理ソフトの導入が近道となります。

原価計算や原価管理業務がエクセル管理よりも効率化

原価計算は複数の計算方法があるため、エクセルを利用して管理を行っても煩雑になりやすい業務だといわれています。そこで原価管理ソフトを導入することによって、システム上に原価計算機能が搭載されていることから、複数ある計算方法にもすぐに対応できるというメリットがあります。

また原価管理ソフト導入によってシステム化すると、常に正しい原価を把握することが可能になるため、実際原価や標準原価といった計算も容易に行えるようになることも効率化につながります。これにより従来かかっていた業務負担を減らすことが可能です。

また、適切な利益を生み出すことができるので、その分のリソースを他に回すことができるようになり、全体的な業務の効率化ができます。原価管理ソフトを導入することで、できるだけコストを低くして利益を高くするという結果が出やすくなるというメリットがあり、これは企業存続に不可欠な対策の一つだといえます。

従来のエクセル管理によって原価を把握しているだけでは、こうしたコストを抑えて利益を出すための活動を具体的に実施することは難しいといわれてきました。しかし、コスト削減にはコストを適切に管理して削減するということが求められるため、原価管理ソフトに切り替えることによって、企業の生産活動などにかかっている原価を把握することが簡単になります。

スタッフの労務負担軽減に効果的

原価管理ソフトを企業で導入するメリットとして、スタッフの労務コストを大幅に削減できる効果を持っていることが挙げられます。最新版の原価管理ソフトには、たくさんの機能が搭載されているので、ソフト管理を任されているスタッフは専門的な知識を持っていなくても、必要最小限の入力作業を行うのみですべての登録を完了できます。

必要なときに必要な情報がすぐに得られることもこのソフトの長所であり、カスタマイズ設定を行えば出力や入力が容易に可能になるなど、労務負担を軽減できます。このようなソフトを活用することで、現在の原価の価格情報も簡単に原価計算などで即座にデータ反映を行えるようになるため、原価の時価を調べる手間をカットすることも可能です。

エクセル管理よりも効率よく原価管理が行えるので、必要最小限の入力作業で管理し必要な情報の入出力作業も簡易化でき、スタッフの労務負担を削減し、自社の経営によい効果をもたらし結果として自社の経営に貢献することになります。

ソフトとERPを連携させることが可能

企業資源計画と呼ばれているERPは、経営資源の有効活用の視点から企業全体の管理を行いつつ経営効率をアップさせていく考え方です。原価管理ソフトはこのERPと連携させることが可能なため、より効果的な経営判断を行えるメリットを持っています。ソフトを含むパッケージソフトなどの導入によって、生産活動で用いられている原価の情報を会社内で共有することが可能になります。

現場では伝票や帳票の情報入力が自動的に行われるため、手動による手間や入力ミスを減らし原価に関する調べものに使う時間を短縮させる効果があるので、業務効率化を図る上で大きなメリットといわれています。

そして原価管理ソフトをERPと連携させることにより、迅速な経営判断が可能となり、生産規模の最適化などもスピーディーに行うことができるでしょう。ERPを始めさまざまな連携機能をどんどん増やしていくことができることも原価管理ソフトを導入するメリットの一つでもあるため、多くの会社でエクセル管理ではなく専門ソフトの導入が積極的に行われています。

シミュレーション機能で万が一にも対応できる

原価管理ソフトの特徴の一つに、シミュレーション機能が搭載されていることが挙げられます。この機能によって、原価変動が自社に及ぼす影響などを可視化でき、不測の事態への対応策を効率的にとれるようになります。

たとえば、原料費の高騰であったり、調達先を急に変更しなくてはいけなくなったりした場合でも、原価変動に応じてその影響をシミュレーションできれば、事前に対策をとることができます。複数の選択肢を事前にシミュレーションしておくことで、ため替変動や景気変動といった万が一のことを想定した上で備えることが可能となります。

事前に複数の選択肢を用意すれば、不測の事態が発生しても慌てずに対処していくことができるでしょう。会社内でソフトを通じて情報共有が行えることもスタッフで確認しておくことや、突然のトラブルへの事前訓練をすることも重要です。ソフトを利用して対策を充分に行うことができれば、為替変動や景気変動にもスタッフ一人一人がその時に適切な判断をできます。

損益分岐点の把握が簡単に行える

原価管理を行う上で忘れがちだといわれているのが「損益分岐点」を知ることだといえます。これはお店を経営する際に発生する材料費・労務費・経費の3点から原価を計算する必要があり、原則には実際の消費量の消費価格を乗じて計算しますが、お店で消費量を正確に把握することは不可能なため、標準消費量から標準原価を設定する必要があります。

労務費や経費を計上する場合は、一度損益分岐点を計算する必要が出てきます。たとえばお店の物件費が15万円、人件費が毎月100万円かかる場合は合計115万円を標準材料原価率で割り戻すことで、一ヶ月に必要な売上高を計上できます。

損益分岐点を把握するためには物件費や人件費に限らず、あらゆる固定費と変動費の計上が必要なため敬遠されがちです。原価管理システムに搭載されている在庫管理機能を活用することによって、損益分岐計算機能を利用することが可能になります。そのため敬遠されがちな計算もシステムが行ってくれるメリットがあり、負担を少なく精微な経営戦略が立てられます。

原価管理ソフトを利用する場合の注意点

エクセル管理よりも原価管理ソフトを導入するメリットは複数ありますが、導入する際には注意点などもしっかり把握しておく必要があります。一つは原価管理ではカスタマイズなども併せると計算方法が複数あるため、計算方法が複雑化しやすいというポイントが挙げられます。

加えて財務諸表など、オフィシャルな書類を作成する際に、認可されている標準的な原価計算方法で必ずしもすべての計算が行われるわけではなく、社内独自の算出方法が用いられる場合、オフィシャルな書類の作成時には新しい業務が必要になる注意点があります。

またこのようなソフトは購入して用いることが必要なため、エクセル管理する場合とは異なり、利用開始手続きや初期コストが発生することを正しく理解する必要があり、システムを取り入れる際に得られるメリットや注意点をそれぞれ正しく把握した上で、導入を検討することが重要です。しかし原価管理ソフトを導入することは、原価管理が格段に効率化するため、コスト削減の実現や利益最大化を目指す企業は、積極的にシステムを取り入れています。

原価管理ソフトは最新情報を経営に反映させたり、スタッフの労務負担軽減、シミュレーション機能によって不測の事態にも備えられたりするなど、人手では不可能であった管理や効率的な業務遂行を目指すことができる特徴を持っています。そのため従来のエクセル管理ではなく、原価管理ソフトを導入する企業は年々増えてきている傾向にあります。