原価管理ソフトにはどのような機能があるのか

原価管理ソフトは「原価管理」の機能だけではなく「案件管理」や「予算管理」といった関連情報もまとめて管理することができるソフトです。

従来は個別に管理していたデータを一本化して、業務効率を高めることができます。

様々なデータを一元化して管理できる

原価というのは「利益を含めない元の値段」や「仕入れの費用」ですが、これを社内で管理する場合は「予算」や「支払請求」など原価に関連する情報も合わせて管理するのが一般的です。

複数の関連情報を管理するのは業務負担が大きいわけですが、原価管理ソフトなら今まで個別に管理していたデータを一元化して業務効率を改善することができます。

例えば、従来は「見積り」や「仕入れ」などを個別に管理していたところを、ソフトを導入することで関連情報を一括管理できるようになります。これは単に事務作業が楽になるだけではなく、管理している情報を可視化して比較できることもメリットです。

原価管理の重要性が高い建設業や制作業などにおいては、今や必須なソフトとなっています。ソフトによって細かい機能は様々なので、業種別から相性の良いソフトを比較検討していくのがおすすめです。

どのソフトにも一元化できる利点はありますが、対応している管理名目の違いによっても使い勝手が大きく変わります。価格だけでソフトを決めるのではなく、細部の機能性まで注目しながら比較検討しましょう。

有名なソフトと連動しているので導入しやすい

原価管理ソフトは単独で情報を管理するだけではなく、他のソフトと連動して情報を入出力できます。例えば、会計ソフトを使って原価管理している場合、会計ソフトで作成した情報を原価管理ソフトへインポートできるので便利です。

どのようなソフトに対応しているのかは様々ですが、各分野で有名なソフトに対応している商品が多いです。基本的には自社で使っているソフトに対応しているかどうかを見ておくことが大切ですが「入力」と「出力」のどちらが可能なのかも見ておきたいポイントです。

他のソフトから情報を入力するだけのタイプがあれば、他のソフトへ情報を転送するだけのタイプもあります。また、双方向に情報をやり取りできる商品もあるので、本当にソフトによって連動内容は様々です。

導入にあたってどのような連動機能が最善なのかは企業によるため、運用をしっかりシミュレーションしておくことが重要です。これを考える事は原価関連の情報管理すべてを見直す良い機会にもなるため、時間がかかってもしっかりシミュレーションしておくのがおすすめです。

入力情報はリレー方式で伝達可能

原価管理ソフトは「見積り」や「原価」など、個別情報を一括管理できます。しかし結局は個々の情報を入力しなければならないのであれば、作業工数は以前と変わりません。この点は、最初に入力した情報を自動的に次の項目に反映させることができるため、やはり原価管理ソフトで一元化するのは業務効率化に繋がります。

ソフトによっては「売上科目」や「商品工種」などを個別設定できるため、反映させたい情報と手入力したい情報を自由自在に決めることができます。また、他のソフトと連動している場合なら、以前から使用しているソフトで情報を入力して取り込むこともできます。

どのようにして業務効率化を図るのかは自由度がとても高いため、使い方を工夫すると想像以上に業務が円滑となります。さらにソフト操作はパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットに対応しているソフトも多いです。

この場合、社外にいる時でも簡単に情報を管理することができるので、スピーディーな対応力も大きな強みです。大企業はもちろんですが、特に社員の少ない中小企業にとってはとても助かる機能です。

業者や社員など様々な情報を登録できる

原価管理ソフトは「業者」や「社員」など、様々な情報を登録することができます。事前に情報を登録しておくと、各種データを作成する際に名称が自動反映するので手間が省けます。

例えば、業者名を登録しておけば、発注書や支払書などを作成するときに相手先の社名を自動反映させて作業効率が良くなります。また社員情報は経歴などの基本情報はいつでも簡単にチェックすることができ、作業時間単価を設定できるソフトなら日報管理としての役割も担ってくれます。

ソフトによっては「業者評価表」や「社員資格台帳」など多くの情報に対応しており、登録した情報を一覧表として閲覧することもできます。ソフトを導入したら最初に取引先や社員の情報を登録しておくと、スムーズに業務効率化を図れるようになります。

また、ソフト内の表にある「受注」や「建設業」など、各見出しの名称を変更できるソフトもあります。自由にカスタマイズできると慣れ親しんだ表管理が可能となり、導入当初に困惑することもありません。こうした細かい機能も注目しておけば、使い勝手の良いソフトを見つけやすくなります。

社内ルールを決めることができる

原価管理ソフトは大切な社内データを管理していくことになるため、セキュリティは重要なポイントです。基本的に操作を行う社員はユーザー登録から「ID」と「パスワード」を持ち、これによって権限を持つ社員だけがアクセスできるようになります。

管理者の元でグループを作成して、各グループごとにユーザーを管理することもできます。各ユーザーの権限も細かく設定できるソフトもあり、見積書の作成だけに権限を与えたいなら設定変更からそれが可能となります。

大企業の場合は多くの社員でソフトを共有することになるため、社内ルールを決められるソフトはとても便利です。権限設定を決められると、短期雇用の作業員にも必要な権限だけを与えて入力作業を行ってもらうなど、人手不足を補う使い方も見出せます。

どこまで社内ルールを決めることができるのかはソフトによるため、この点はしっかり比較しながらベストなソフトを探していくことが大切です。また、それと同時にデータを紛失した時のことを想定しながら、バックアップ機能も合わせてチェックしておくのがおすすめです。

導入後のサポートで使い方も安心

原価管理ソフトは細かく見るとかなり多くの機能が備わっており、すべての操作を覚えるのに多少時間がかかります。しかし、多くのソフトはサポート体制が充実しており、操作に関しては丁寧な説明を受けられます。

また、動画で使い方を紹介している製品もあり、こうしたソフトなら新しい操作を行う度に使い方を簡単に調べられるので便利です。

基本的にソフト選びの段階では、セミナーに参加して使い方などを網羅しておくのがおすすめです。大手ソフトの多くは定期的に製品紹介のセミナーを開催しているため、気になるソフトをいくつか絞ってセミナーに参加してみましょう。

無料デモ版が配布されているソフトなら、実際に使用感を確かめることもできます。このサポートというのは原価管理ソフトの直接的な機能ではありませんが、サポートが充実しているほど安心です。

社員が早く操作に慣れるほど、業務効率化もそれだけ早く実現できるようになります。各ソフトのサポート面を比較していく場合は、保守義務やアフターケアについても合わせてチェックしておくのがおすすめです。

原価管理ソフトは「原価計算」や「原価データ作成」だけではなく、関連する「見積書」や「支払書」など様々な情報を合わせて作成管理できます。

今までは個別に管理していた情報を一元化できるため、業務効率化を求めている企業に便利なソフトです。