原価管理ソフトは他のソフトと連動できる？

新たに原価管理ソフトを導入すると情報のやり取りが問題になるのではないかという悩みが生じがちです。将来的には他の業務も効率化するためにソフトウェアを使おうと考えているときにも切実な問題になります。他のソフトと連動させて使用することはできるものなのでしょうか。

他の業務ソフトと連動しているのは一部だけ

原価管理ソフトで取り扱うデータの量はかなり多く、他の業務ソフトと重複している部分がかなりあるのは確かです。その重複している情報をあっちでもこっちでも入力しなければならないとなると業務量が二倍になってしまって負担を軽減するどころか負荷を大きくする結果となってしまいます。

また、同じ内容を二回入力したつもりであっても、ヒューマンエラーによって違う値を入力してしまうといった問題が生じるリスクもあるのは確かでしょう。そのため、他の業務に用いている業務ソフトと連動しているのがとても大切になります。

ただ、実態としてはどの原価管理ソフトも関連するようなあらゆるソフトウェアと連動するシステムを組むことができていません。原因は簡単なことで、他社のソフトウェアとの連携をするのはかなり難しいからです。

自社で開発して提供している業務ソフトとの連携をできるようにしているケースは多くなっていて、パッケージ化して販売していることもあります。しかし、他社のソフトウェアで入力した内容が、そのままソフト内に取り込まれるというような簡便なシステムは組まれていないのです。

このような業務系のソフトウェアを開発している業者では、できるだけ多くの顧客に自社のソフトウェアを使ってもらいたいと考えているからです。他社のソフトとは連携が取れない仕様になっているから、次の業務ソフトを購入するときには同じメーカーのものにしようと考えるのは妥当なことでしょう。

既に原価管理についてはソフトの使い方が浸透してしまっているのであれば、原価管理に違うソフトウェアを入れて、それと同時に例えば会計ソフトを入れるということをするのは現場の混乱を招くだけです。

逆にもともと人材管理システムとして運用しているものがあった場合には、そのシステムと連携をしている原価管理ソフトを入れるのがスムーズになります。そのため、他社のソフトには対応せず、自社のソフトにだけ対応するという形になっている場合が多くなっているのです。

このようなマーケティング戦略が展開されている状況があるからこそ、新規導入のときに既に使っているソフトやシステムがある場合には対応がどうなっているかを適宜注意しなければなりません。

基本的なオフィスソフトは対応している

業務系のソフトウェアやシステムとの連動という意味では同じメーカーでなければ対応していないのが一般的ですが、これはあくまで競合他社に負けないための戦略です。他のソフトに対応していないことでユーザーがデメリットを感じるのも確かなので、競合するようなものではないというときには積極的に対応範囲を広げていることが多くなっています。

例えば、オフィスソフトへの対応はかなり幅広くできているのが一般的です。原価管理をしていると表やグラフで内容を表示することがよくありますが、その内容を報告書を作成するために出力したいということもあるでしょう。

このようなときにオフィスソフトの中の表計算ソフトやプレゼンテーションソフトのフォーマットに出力するということは可能です。テキスト部分を文書作成ソフトのフォーマットで出力したり、全体をPDFファイルとして書き出したりする機能があるソフトもあります。現場での使い勝手を考慮して主要なオフィスソフトのフォーマットには対応しているので、この点については安心して導入を進められるでしょう。

また、他のソフトウェアとの連動は無理であっても、この仕組みを利用することでヒューマンエラーを減らすことはできます。原価管理をするときには数字の手入力が必要になることが多いですが、数字は入力時にヒューマンエラーが起こりやすいものの代表格です。

その入力の回数を一回にして、どのソフトウェアにも結果を反映させるようにすればミスによるトラブルのリスクは最小限に止めることができます。ほとんどの業務ソフトは主要なオフィスソフトの形式で出力も入力もできるようになっているので、オフィスソフトのファイルを媒体にして、あらゆる業務ソフトにデータを入れていくようにすれば入力ミスによるトラブルを防ぐことができます。

ファイルを使ってデータを移送するのに手間がかかるので決して業務量を減らせるわけではありませんが、どうしてもデータの連動ができないいくつかの業務ソフトを運用するときには検討してみると良い方法です。慣れれば手入力をするよりも正確でありながら、業務負担も若干少なくすることができるでしょう。

一元管理を前提にして検討するメリット

まだ全く業務系のソフトウェアもシステムも入れていないという状況や、原価管理ソフトの導入を機会にしてコストをかけてでも効率の良い業務システムを整えたいという状況の場合には一元管理を考えましょう。

他にどんな業務ソフトを入れる可能性があるかをこの時点で検討し、将来的に導入したときに原価管理ソフトと連動できるものが開発されていることを一つずつ丁寧に確認しておくのが大切です。メーカーによってはクラウドシステムを立ち上げていて、料金に応じて同じクラウドサーバー上で複数のソフトを利用できる形を整えています。

このようなクラウド形式のものを選んでおくと、新しい業務ソフトを導入するときにも特に手間がかかりません。今まで使っていたアカウントを使って従業員がログインすれば、その人に使用する権限があるソフトを選んで利用できるという形を整えられるからです。

その権限設定についても導入時にメーカーや代理店に依頼すればまとめておこなってもらえるので運用上のトラブルが起こることも、導入に苦労することもあまりないのが一般的です。今まで運用してきたソフトがあるという場合にも依頼すればデータの移行をおこなってくれる場合が多く、手数料についてもそれほど高くなくて済む場合がほとんどです。

ただ、現場で使い勝手が変わるために一時的に業務スピードが低下してしまうことはあります。

その対策としてメーカーやその委託業者が教育研修を実施してくれることもあります。チュートリアルで学べたり、実際の業務をしているところでハンズオンの形で指導してもらえたりするサービスがあるので検討してみると良いでしょう。

原価管理ソフトは他のあらゆる業務系のソフトウェアと連動しているわけではありませんが、同じメーカーのソフトであれば対応していることが多くなっています。

また、オフィスソフトには対応していて入出力をおこなうことはできるのが一般的です。これからソフトを導入しようというときには他にどんな業務ソフトを入れる可能性があるかを考え、将来対応できるようにするのが大切です。

既存のソフトも入れ替えてクラウドサービスで一元管理できるようにしてしまうと便利で、データの再入力によるヒューマンエラーもなくなり、業務効率も最大化することができるでしょう。